PLAN DE TRABAJO 2006 |
OBJETIVO |
IMPACTO ESPERADO DIRECTO - INDIRECTO |
RESPONSABLE |
Elaborar y liquidar mensualmente las nóminas de sueldo del personal administrativo, docentes de planta, docentes ocasionales, supernumerarios, jornales y hora cátedra. |
Lograr entregar éstas nóminas antes de la fecha fijada.
-El proceso de pago de jornales debe estar listo el día miércoles.
- Solicitar a las diferentes unidades académicas reportar de forma filial las horas cátedras legalmente dictadas, igualmente entregar de forma oportuna los recibidos a satisfacción de los cursos de nivelación y cursos hora cátedra inmediatamente estos terminen. |
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Elaboración de los comprobantes de pago de nómina, por cuanto que éste se hace por línea. |
Entregar los comprobantes después de que se efectué el pago de la nómina para que los funcionarios tengan la información de los valores devengados. |
Diosa Alexa Pineda Olaya |
Liquidar y elaborar el reporte mensual en salud a las E.P.S. tales como Coomeva, Instituto de Seguros Sociales, comfenalco, Saludcoop, Servicio Occidental de Salud y Cafesalud y en pensión a los fondos de pensiones tales como Cajanal, Instituto de Seguros Sociales, Protección, Porvenir, Colfondos, Horizonte, Santander a las cuales están afiliados los funcionarios del Instituto de Educación Técnica Profesional. |
Ser entregados antes de la fecha fijada. |
Diosa Alexa Pineda Olaya |
Afiliaciones, traslado y retiro de las E.P.S., Fondos de Pensiones, A.R.P. y Fondo Nacional de Ahorro, de los funcionarios del INTEP, según el requerimiento. |
Colocar como fecha límite de afiliación a Seguridad Social, dentro de los tres (3) días siguientes a su ingreso a la institución. |
Diosa Alexa Pineda Olaya |
Liquidación y trámite de las incapacidades ante las E.P.S. y A.R.P. |
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Diosa Alexa Pineda Olaya |
Liquidación y despacho del reporte mensual de Cesantías al Fondo Nacional de Ahorro. |
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Diosa Alexa Pineda Olaya |
Liquidación y despacho anual del reporte consolidado de Cesantías al Fondo Nacional de Ahorro. |
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Diosa Alexa Pineda Olaya |
Diligenciamiento de los formularios de anticipos y retiros definitivos de cesantías ante el Fondo Nacional de Ahorro a solicitud de los funcionarios. |
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Diosa Alexa Pineda Olaya |
Liquidación y elaboración semestral (junio y diciembre) de nóminas sobre prima de servicio, prima de vacaciones, bonificación recreacional y prima de navidad. |
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Diosa Alexa Pineda Olaya |
Elaboración de Resoluciones de vinculación del personal Supernumerario, Docentes Ocasionales y Hora Cátedra.
Elaboración de pago de prestaciones sociales del personal de jornales, aceptación de renuncia, autorización de vacaciones, de viáticos y de capacitación, cursos de nivelación, seminarios, asignación de funciones, aprobación de pólizas, apertura de procesos de contratación, autorización incremento salarial, adjudicación de convocatorias, provisionalidades, encargos, Actas de posesión, actas de secretaria general ordenes de servicio, ordenes de trabajo y autorizaciones dirigidas al pagador . |
Lograr elaborar estas Resoluciones a tiempo para que sean firmadas por los funcionarios y docentes antes de iniciar sus labores.
Realizar los actos administrativos que sean solicitados a tiempo. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Planear con antelación con los funcionarios competentes, la vinculación de los Jornaleros (semanalmente). |
Lograr tener la información a más tardar el martes de la semana anterior para cumplir con la entrega de los jornales a la sesión financiera a tiempo. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Elaborar y entregar las comunicaciones de terminación de contrato cada fin de período académico a los supernumerarios y docentes ocasionales dejando la copia de recibido en la hoja de vida de cada funcionario. |
Entregar éstos comunicados un (1) mes antes de terminar el contrato |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Relacionar y entregar originales de las Resoluciones elaboradas en esta dependencia a la Rectoría, dejando copias de éstas para la historia laboral del funcionario o expediente. |
Enviar a rectoría para que reposen en el consecutivo de resoluciones los actos administrativos elaborados en la Secretaría General inmediatamente sean firmados. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Organizar y actualizar la información que se reportará al:
SUIP (novedades de personal y contratos)
SICE (contratos)
MEN (informe prepensionados). |
Lograr ir alimentando las novedades a medida que se realizan para así enviar oportunamente la información. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Lograr ir alimentando la relación de los Contratos realizados en la vigencia. |
Ingresar los contratos a medida que se realizan para cuando soliciten la información este actualizada. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Elaborar los contratos de prestación de servicios, contratos de compraventa, suministro y demás que sean solicitados a esta dependencia.
Apoyar en el proceso de convocatorias, ingresando la información necesaria a la página web. |
Realizar los procesos en los términos establecidos. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Actualizar las historias laborales del personal de la Institución cuatro veces al mes. |
Mantener actualizadas y organizadas las historias laborales del personal de la Institución. |
Mary Cruz Marin Carvaja |
Lograr apoyar con más celeridad en la parte jurídica respecto de las revisiones de los proyectos de actos administrativos, convenios y contratos que se presenten, solicitando el apoyo necesario en aras de optimizar todo el recurso humano. |
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Alba Ruby López Cañas |
Asignar a una persona de cada dependencia la apertura de cada uno de correos electrónicos de la institución para diariamente a las 8 de la mañana y a las 6 de la tarde para lograr recibir en forma oportuna la información en la entidad y así mismo poder cumplir dentro de los términos con los informes y requerimientos que nos hagan ante todo del Ministerio de Educación y de los órganos de control. |
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Alba Ruby López Cañas |
Diseñar estrategias para iniciar la sistematización de la las historias laborales haciendo uso de todos los medios logísticos y tecnológicos. |
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Alba Ruby López Cañas |
Reglamentar la solicitud de constancias y certificados para evitar la congestión y desorganización de las actividades programadas, por lo menos con un (1) día de antelación. |
Diseñar un formato en el que los funcionarios soliciten la constancia o certificado y el objetivo de éste |
Alba Ruby López Cañas |
Informar oportunamente sobre cualquier falla presentada en los equipos e instalaciones de la oficina de Secretaría General o en la institución. |
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Alba Ruby López Cañas, Diosa Alexa Pineda Olaya y Mary Cruz Marin C. |
Velar porque las obras LEGIS estén al día, en renovaciones, envíos etc. |
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Alba Ruby López Cañas |
Apoyar las sesiones del Consejo Directivo y Académico y elaborar las Actas correspondientes por lo menos dentro de los tres días siguientes a la realización de la sesión. |
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Alba Ruby López Cañas |
Proponer y apoyar la implementación de un programa para la sistematización del archivo de todos los asuntos que lleguen a esta dependencia haciéndole el seguimiento no solo cuando termine su trámite en la Secretaría general sino en la Institución o Instituciones comprometidas, para identificar fácilmente el fin de cada proceso y el sitio donde quedó su original o hasta donde llegó y que impidió su culminación. |
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Alba Ruby López Cañas |
Proponer y apoyar la implementación de un programa que automáticamente alimente los archivos de contratos, resoluciones, convenios, ordenes de trabajo con su objeto, fecha, contratista. |
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Alba Ruby López Cañas |
Proponer y apoyar la implementación de un programa en la página web del Intep, donde todo funcionario pueda ingresar para obtener información sobre cada uno de los procesos, administrativos y académicos, encontrando allí construidos los modelos para cada caso concreto a saber: comisiones, para capacitación, comisiones para diligencias, solicitar autorización para adquirir un bien o un servicio, apoyar a un interesado en todo el proceso de matrícula, incluyendo las excepciones y en general todo. |
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Alba Ruby López Cañas |
Buscar los mecanismos que nos lleven a lograr implementar un buen plan de salud ocupacional en la institución. |
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Alba Ruby López Cañas |
Proponer y apoyar la implementación de un programa para la sistematización del consecutivo de la ordenación del gasto para optimizar los recursos. |
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Alba Ruby López Cañas |
Todas las otras actividades o actuaciones que siendo o no inherentes a la Dependencia se puedan apoyar o realizar en cumplimiento no solo de nuestras funciones sino de la Misión de la entidad y de la Secretaría General. |
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Alba Ruby López Cañas |
